Ein Erfolgsrezept für Führungskräfte – konstruktives Feedback

Feedback geben und annehmen, ist niemanden von uns in die Wiege gelegt worden. Jedoch sind diese Fähigkeiten ein entscheidender Aspekt jeder erfolgreichen beruflichen Beziehung. Mit diesem Artikel beleuchten wir das Thema anhand konkreter Beispiele von Gesprächen mit Mitarbeitern aus der Arbeitswelt. Die aufgeführten Tipps zeigen dir als Führungskraft, wie du durch konstruktives Feedback die Arbeitsleistung deiner Mitarbeiter steigern und die Zusammenarbeit in deinem Team verbessern kannst.

Was ist konstruktives Feedback?

Grundsätzlich ist jedes Feedbackgespräch auch ein Mitarbeitergespräch. Konstruktives Feedback ist eine spezielle Form der Kommunikation, bei der gezielte und sachliche Informationen über die Leistung einer Person oder eines Teams vermittelt werden, um Verbesserungen zu fördern.

Struktur & Ablauf

Auslöser ist grundsätzlich die Wahrnehmung des Vorgesetzten. Wenn ihm auffällt, dass ein Mitarbeiter Erwartungen nicht erfüllt, unangemessenes Verhalten zeigt oder Aufgaben schlecht erledigt ist ein konstruktives Gespräch erforderlich – und das zeitnah. Denn es geht um die Sicherung der Produktivität und die Vermeidung von Missverständnissen.

Vorbereitung

Die gute Vorbereitung bildet die Basis für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch und besonders für ein Feedback. Dabei geht es nicht nur um einen geeigneten Zeitpunkt (möglichst zeitnah) und einen Raum, der einen ungestörten Dialog ermöglicht. Es geht primär darum, alle relevanten Informationen und vor allem konkrete Beispiele parat zu haben.

Gesprächseröffnung & Beobachtungen

Das Gespräch solltest du freundlich und respektvoll eröffnen. Dabei müssen deinem Gesprächspartner das Ziel des Feedbacks und dessen Bedeutung klar vermittelt werden.

Beschreibe dann das von die beobachtete Verhalten oder Leistungen anhand konkreter Beispiele. Schildere sachlich die Fakten und vermeide dabei Annahmen oder Bewertungen. Berichte deinem Gegenüber danach welche (Aus-)Wirkungen diese Beobachtungen auf dich persönlich und auch auf das gesamte Team haben. Verwende „Ich“-Aussagen, um persönliche Eindrücke zu schildern.

Feedback geben und empfangen

Im nächsten Schritt gibst du deinem Gesprächspartner die Gelegenheit, seine Sicht der Dinge darzulegen. Denn hier geht es immer um geben und empfangen von Feedback. Dabei hörst du aufmerksam zu, ohne zu unterbrechen. Um Missverständisse zu vermeiden und die Sichtweise des anderen besser zu verstehen, kannst du Fragen stellen. Dafür empfehle ich die Kommunikationstechnik „Aktives Zuhören“. 

Verbesserungen

Wenn ihr ein gemeinsames Verständnis erreicht habt, entwickelt ihr zusammen konkrete Lösungsvorschläge. Diese bilden die Grundlage für einen Aktionsplan, mit dem ihr die erfolgerlichen Verbesserungen erreichen könnt. Erarbeitet eindeutige Schritte und klare Fristen. Zusätzlich vereinbart ihr, wie die Überwachung der Fortschritts erfolgen soll.

Gesprächsabschluss

Beendet wird das Feedback-Gespräch mit positiven und wertschätzenden Worten, die den Mitarbeiter bestärken die Vereinbarungen erfolgreich umzusetzen. 

Leitfaden

Ein Leitfaden mit Tipps findest du in der folgenden Abildung. Damit bist du in der Lage ein professionelles Feedback zu geben und dabei auch mögliche Missverständnisse zu klären. Danach beschreibst du sachlich – anhand von konkreten Beispielen – deine Beobachtungen zu Verhalten oder Leistungen deines Gegenübers. Bedenke, der Ton macht die Musik.

Feedbackregeln

Beim Feedback gelten für die Gesprächspartner Regeln. Ein Feedbackgespräch sollte sachlich und ehrlich geführt werden. Emotionale Formulierungen oder Schuldzuweisungen solltes du unbedingt vermeiden, da diese zu einer Verteidigungshaltung führen. Statt dessen kannst du konkrete Beispiele und Lösungsvorschläge nutzen. Damit führst duzu einem konstruktiven Gespräch, in dem der Mitarbeiter das Feedback annehmen kann. Zudem ist eine Mischung aus positivem und negativen Feedback

Soweit die Theorie. Uns interessiert, wie das in der Praxis funktioniert. Um die Wirkung von konstruktivem Feedback zu verdeutlichen, betrachten wir zwei konkrete Beispiele aus dem beruflichen Alltag einer Führungskraft.

Drei goldene Tipps

Feedback will gelernt sein. Dazu erhältst du von mir 5 elemenatare Tipps für konstruktives Feedback.

Tipp 1: Vier-Augen-Gespräch

Gebe ein Feedback immer in einem geschützen Rahmen – niemals öffentlich!

Wenn eine Situation es erfordert, einem Mitarbeiter eine Rückmeldung zu geben, dann immer unter vier Augen und stets ohne Publikum. In der Gegenwart von Kollegen ist ein Feedback unangebracht. Der betroffene Mitarbeiter hat dann Angst vor Bloßstellungen und kann das Feedback nicht richtig annehmen. Wie bei allen Gesprächen ist es auch beim Feedback sehr wichtig darauf zu achten, dass dein Gegenüber sein Gesicht wahren kann!

Tipp 2: Ich-Botschaften statt Du-Botschaften

Sprich von dir („Ich…“) und nicht über deinen Gegenüber („Du…“)!

Ein Mitarbeiter kann mit deinem Feedback besser umgehen, wenn ihm klar ist, dass es um Fakten und deine Sichtweise geht. Und das es sich nicht um Annahmen oder deine Interpretation handelt.

Rede also über das, womit du Schwierigkeiten hast und Verbesserungen erreichen möchtest – „Es ärgert mich, wenn ich nicht informiert werden.“ „Es stört mich, wenn die Qualität der Arbeit niedrig ist.“ Vermeide Du-Botschaft im Stile von „Du bist egoistisch, unzuverlässig, rücksichtslos, usw.“. Kommuniziere klar, was du erwartest und brauchst. „Ich erwarte eine konstruktive Zusammenarbeit im Team und keine Alleingänge.“ „Ich brauche eine Rückmeldung, wenn es Probleme oder Verzögerungen gibt.“

Tipp 3: Nie in emotionsgeladenen Situationen

Vermeide ein Feedback, wenn deine Gefühle Achterbahn fahren!

Emotionen erschweren ein sachliches Gespräch und machen es manchmal sogar unmöglich. Solltest du oder dein Mitarbeiter emotionsgeladen sein, vermeide ein Feedbackgespräch. Warte in solchen Fällen ab, bis sich alle Beteiligten wieder beruhigt haben. Erst dann ist ein konstruktives Feedback möglich. Bevor du im Eifer des Gefechts unbedacht destruktive oder verletzende Worte verwendest, zieh dich besser zurück. Vielleicht schläfst du eine Nacht darüber und prüfst am nächsten Tag, ob du wieder in der Lage bist, sachlich und ruhig über das Thema zu sprechen.

Beispiele für konstruktives Feedback

Feedback geben oder erhalten kann jeder lernen. Es geht darum, verschiedene Perspektiven zu beleuchten und gemeinsam Lösungen zu finden. Wie das in der Praxis gehen kann, zeigen die folgenden zwei Beispiele. Den Gesprächsverlauf mit Beispielformulierungen und Tipps findest du jeweils in einem separaten Dokument.

Feedbackgespräch Julia Schneider und ihr Mitarbeiter Max Weber

Die Führungskraft

Julia Schneider (kurz Julia) ist 38 Jahre alt und leitende Elektroingenieurin in einem mittelständischen Unternehmen für Automatisierungstechnik. Seit über zehn Jahren ist sie in der Branche tätig und hat viel Erfahrung in der industriellen Automatisierung. Julia ist bekannt für ihre technische Expertise und ihre Fähigkeit, komplexe Probleme zu lösen. Als Führungskraft ist sie bestrebt, ihr Team zu Höchstleistungen zu führen. Julia ist überzeugt, dass konstruktives Feedback entscheidend ist, um die Effizienz und Genauigkeit in technischen Bereichen sicherzustellen. Sie ist offen für die Meinungen ihrer Teammitglieder und ermutigt zur Weiterentwicklung.

Der Mitarbeiter

Max Weber (kurz Max) ist ihr Mitarbeiter und 29 Jahre alt. Er hat eine Ausbildung als Elektroniker für Betriebstechnik absolviert und arbeitet in dem Unternehmen derzeit als Elektroniker. Max verfügt über fundierte Kenntnisse und hat sich als zuverlässiger Mitarbeiter etabliert. Allerdings neigt er dazu, seine technischen Fähigkeiten überzubewerten und könnte Schwierigkeiten haben, Kritik an seiner Arbeit zu akzeptieren.

Die Situation

Der leitenden Elektroingenieurin war aufgefallen, dass die technischen Berichte von Max nicht mehr dem gewünschten Standard entsprachen.
Julia beobachtete die Arbeitsweise des Elektronikers und erkannte Verbesserungspotenziale. Sie entschied sich, ein konstruktives Feedbackgespräch zu führen.

Das Gespräch – konstruktives Feedback

In diesem Gespräch erläuterte sie Max sachlich die festgestellten Schwachstellen mit spezifischen Beispielen.
Der Elektroniker war überrascht, dass Julia seine Arbeit kritisierte. Doch Julia bleib ruhig und zeigte Verständnis für die Sichtweise von Max.
Ohne Vorurteile verwies Julia auf ihr Ziel des Gesprächs und den Erwartungen des Unternehmens. Sie schlug konkrete Maßnahmen zur Verbesserung und einen klaren Zeitplan vor. Letztendlich zeigte Max sich kooperativ und bereit zur Verbesserung.

Die Details

Den genauen Ablauf des Gesprächs zu schildern sprengt den Rahmen dieses Artikels. Da er für das tiefere Verständnis wichtig ist, habe ich ihn separat beschrieben. Du findest das protokolierte Gespräch plus drei hilfreicher Praxis-Tipps in dem Dokument:

„Beispiel-Dialog Julia und Max – Konstruktives Feedback in der Praxis

Feedbackgespräch Markus Wagner und sein Mitarbeiter Kai Müller

Die Führungskraft

Markus Wagner (kurz Markus) ist der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, das sich auf den Vertrieb von Bürobedarf spezialisiert hat. Der 45-jährige studierte Betriebswirt hat umfassende Erfahrung im Management und in der Unternehmensführung. Er legt großen Wert auf eine effiziente Unternehmensführung und exzellenten Kundenservice. Markus glaubt, dass Feedback an Mitarbeiter essenziell ist, um das Unternehmen zu verbessern. Er ist stets offen für Anregungen und ermutigt seine Mitarbeiter, aktiv zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen.

Der Mitarbeiter

Kai Müller (kurz Kai) ist 30 Jahre alt und arbeitet als ausgebildeter Bürokaufmann in dem Unternehmen von Markus.
Kai verfügt über einen ausgeprägten Sinn für Büroorganisation und Kundenorientierung. Er ist überzeugt von seinen Fähigkeiten im Umgang mit Kunden und bei der Aufrechterhaltung reibungsloser Büroabläufe. Er könnte Schwierigkeiten haben, Kritik an seiner Kundenbetreuung oder seiner organisatorischen Arbeit anzunehmen, da er diese Aspekte seiner Tätigkeit als überdurchschnittlich bewertet.

Die Situation

Als Kundenbeschwerden und interne Organisationsprobleme auftraten musste Markus reagieren. Er wollte die Ursachen beheben und Verbesserungen herbeizuführen.

Das Gespräch – konstruktives Feedback

Er führte ein konstruktives Feedbackgespräch mit Kai, in dem er die Probleme offen und ehrlich ansprach. Kai hielt seine Arbeit für exzellent und war überrascht, dass Markus ihm konkrete Beispiele von Kundenbeschwerden und Optimierungsbedarf in der internen Organisation schilderte.
Markus war sachlich und verfolgte in dem Gespräch konsequent sein Ziel, konkrete Schritte zur Verbesserung zu vereinbaren.
Anfangs was Kai irritiert und verunsichert. Doch als Markus vorschlug, die Kundenbeschwerden zu analysieren und interne Prozesse zu optimieren, zeigte Kai Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Die Details

Wie beim ersten Beispiel habe ich den genauen Ablauf des Gesprächs plus drei hilfreicher Praxis-Tipps separat dokumentiert:
„Beispiel-Dialog Markus und Kai – Konstruktives Feedback in der Praxis„.

Die Vorteile von konstruktivem Feedback

Die Beispiele beschreiben den praktischen Einsatz solcher Gespräche sehr anschaulich. Doch warum ist konstruktives Feedback in der betrieblichen Praxis so wichtig? Welche Vorteile bietet es für Mitarbeiter und Führungskräfte? Die wichtigsten vier Vorteile von dieser Form des Feedbacks habe ich für dich zusammengestellt.

Verbesserung der Leistung

Mit konstruktivem Feedback kannst du sowohl die individuellen Leistungen eines Mitarbeiters als auch die kollektiven Teamleistungen steigern, indem du erkannte Schwachstellen bewusst ansprichst und gezielte Maßnahmen einleitest.

Stärkung der Zusammenarbeit

Ehrliches Feedback schafft eine Atmosphäre des Vertrauens und fördert gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team.

Steigerung der Leistungsbereitschaft

Mitarbeiter, die konstruktives Feedback erhalten, sind bereit ihre Leistungen zu steigern und dauerhaft bessere Leistungen zu erbringen.

Klarheit und Richtung

Durch ein konstruktives Feedback bietest du dem Mitarbeiter klare Anhaltspunkte für seine Weiterentwicklung. Es ermöglicht dem Mitarbeiter auf klare, sinnvolle Ziele hinzuarbeiten.

Konstruktiv Feedback geben – mein Fazit

Konstruktive Feedback zu geben ist ein mächtiges Werkzeug, um einerseits die Beziehung oder Zusammenarbeit zu verbessern und andererseits die individuelle und kollektive Leistung zu steigern. Die vorgestellten Beispiele zeigen, wie effektiv so ein Feedback sein kann, selbst wenn die Betroffenen zunächst überrascht oder uneinsichtig sind. Es fördert die berufliche Entwicklung aller Beteiligten und stärkt die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Daher empfehle ich jedem, Feedback als Teil der Unternehmenskultur zu etablieren. 

Für deine Wirksamkeit und deinen Erfolg als Führungskraft ist es entscheidend, dass du konstruktives Feedback in deine Führungspraxis integrierst. Als praktische Anleitungen und Impulsgeber für deine eigene Führungsarbeit, kannst du die beigefügten Dokumente nutzen. Meine Empfehlung für dich: Schaffe in deinem Team eine Kultur der offenen Kommunikation, des Lernens und der Zusammenarbeit, die für alle Beteiligten von Vorteil ist.

„Beispiel-Dialog Julia und Max – Konstruktives Feedback in der Praxis„
„Beispiel-Dialog Markus und Kai – Konstruktives Feedback in der Praxis„

Feedback will gelernt sein. Wenn du mehr über die Implementierung von konstruktivem Feedback im Führungsalltag erfahren möchtest oder spezifische Fragen hast, kannst du mich gerne ansprechen.